Temat pierwszej po wakacjach kawy z ekspertem był praktyczny. Spotyka się z nim każdy przedsiębiorca i dosłownie każdy, jako potencjalny klient. Nie tak dawno nowelizowane przepisy kładą nacisk na ochronę nas w tej drugiej roli. Niby dobrze, reklamowy spam zalewa, nie robiąc różnicy, także nasze skrzynki mailowe, ale nakłada to na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki.

Po pierwsze, nie dajmy się zwariować! Nikt nie zabrania nam przechowywania danych naszych klientów. Nie wolno nam jednak oczywiście bez ich zgody udostępniać ich na zewnątrz. To samo dotyczy wizytówek – choć jeśli nie miało to związku z okolicznościami, w jakich je otrzymaliśmy – przed wysłaniem oferty handlowej wypada się spytać, czy ten, komu chcemy ją przesłać, wyraża na to zgodę. Mowa tu właściwie o dobrych obyczajach, bo przepisy wykluczają tak otrzymane dane spod szczególnej ochrony. Wyłączają ją spod niej także dane dostępne publicznie dla każdego, na przykład umieszczone na stronach internetowych. W pozostałych wypadkach wysłanie oferty musi być zawsze poprzedzone otrzymaniem na to zgody, a zasady przechowywania danych adresowych są szczegółowo określone w przepisach. W każdej chwili otrzymujący od nas oferty może też swoją zgodę wycofać i musimy się do jego życzenia zastosować.

Rzeczowo tłumaczyli nam te wszystkie zasady eksperci z firmy DBMS, nie unikając przy tym odpowiedzi na pytania uczestników. Dzielili się z nami swoją wiedzą praktyczną, bo jako firma DBMS tworzy profesjonalne bazy danych, zarejestrowane i kontrolowane przez Głównego Inspektora Danych Osobowych. Bo mamy też wyspecjalizowany organ, tymi sprawami się zajmujący. Jeśli idzie o dotychczasowych klientów, to z wysyłaniem ofert do nich problemu nie ma. Jeśli chcemy wysłać ją do szerszego grona, nie unikniemy stworzenia w miarę profesjonalnej bazy danych i niezbędna będzie w praktyce pomoc informatyka. Jeśli zaś chcemy dotrzeć do grona ludzi bądź firm, którzy z nami dotąd żadnej styczności nie mieli, korzysta się zazwyczaj z usług takich firm jak DBMS. Użyczają nam one swoich baz danych (odpłatnie, to ich biznes). Przefiltrowując ja przy tym, zgodnie z naszymi wskazówkami, tak, by nasza oferta dotarła do firm bądź osób mogących się nią zainteresować. Zabrzmiało to jak reklama, ale to normalna praktyka. Z kolei częstym sposobem tworzenia własnej bazy danych adresowych potencjalnych klientów jest newsletter. Przeznaczony zarówno dla dotychczasowych klientów (można im to zaproponować), jak i tych, którzy dotąd jeszcze z naszej oferty nie skorzystali, ale to rozważają i rejestrując się na naszej stronie wyrazili zgodę na otrzymywanie newslettera. W ten sposób nasza oferta dotrze do znacznie szerszego grona odbiorców, ale tu już musimy zadbać, by utworzona w ten sposób baza danych spełniała przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Byliśmy proszeni o udostępnienie towarzyszącej wystąpieniu naszych ekspertów prezentacji i możemy na szczęście tę prośbę spełnić. Warto jeszcze raz ją przejrzeć, by upewnić się, czy co naszej uwadze nie umknęło lub zawodna pamięć czegoś nie przekręciła.

Nasze spotkanie, które tym razem odbyło się w gmachu Krajowej Izby Gospodarczej przy Trębackiej (gdzie swoją siedzibę ma również nasz klub), zakończyło się tradycyjnie zaproszeniem na śniadanie. Był to zarazem czas, by zadać już w kuluarach pytania naszym ekspertom, przedyskutować między sobą poruszone kwestie. I powspominać kończące się wakacje, bo było to przecież nasze pierwsze klubowe spotkanie po urlopowej przerwie…